Kilka tygodni temu razem z Kacprem Sobolewskim podjęliśmy decyzję o wypuszczeniu na świat nowej unikalnej usługi dla małych i średnich przedsiębiorstw!
Chodzi o udostępnienie systemu do zarządzania dokumentami w modelu Software as a service (SaaS). Usługa będzie aktywna od 30 czerwca 2011 od godziny 10:00… zapraszam do szczegółów!
Przedsiębiorstwa “produkują” na własne potrzeby wiele dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, zdjęć i innych informacji w formie elektronicznej. Pracownicy marnują najwięcej czasu na znalezieniu potrzebnych informacji. Szukanie gdzie może znajdować się dokument dla klienta może niekiedy zająć pół dnia!
Pracownicy przechowują dokumenty w folderach na dysku twardym. Nikt nie wie tak naprawdę co to są za informacje i czy będą one potrzebne w firmie. A jeżeli już są potrzebne to często dostęp do nich jest utrudniony – np. pracownik wyjechał na delegację lub jego dysk twardy uległ uszkodzeniu.
Tworząc usługę http://document-management.pl koncentrujemy się na dostarczeniu Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentami, który poprawi wydajność pracy. Może on być wykorzystywane przez duże firmy, jak również małych przedsiębiorców, jako przydatne narzędzie w przetwarzaniu i zarządzaniu wiedzą. Jest to bardziej elastyczne i efektywne kosztowo rozwiązanie wobec innych prawnie zastrzeżonych aplikacji. Dzięki dostarczeniu usługi “w chmurze” firmy nie muszą ponosić dodatkowych kosztów związanych z zakupem i utrzymaniem serwera oraz licencji, całość sprowadza się do opłacenia niewielkiej opłaty abonamentowej.
Korzystanie z systemu zarządzania wiedzą w firmie pomaga nią zarządzać w bardziej efektywny sposób. Oznacza to wzrost wydajności w perspektywie krótkoterminowej. Zgromadzone w ten sposób informacje i wiedza są dostępne globalnie dla całej organizacji.
Z najważniejsze funkcje przygotowywanego systemu to:
- udostępniania innym swoich dokumentów,
- praca grupowa nad wszystkimi rodzajami plików,
- cykl życia dokumentu – inaczej obieg dokumentu w firmie,
- wyszukiwanie plików nie tylko po nazwie ale również po treści w nich zawartych,
- integracja z Microsoft Office oraz OpenOffice,
- wersjonowanie plików – każda zmiana jest rejestrowana przez system, a poprzednie wersje są dostępne.
W praktyce oznacza to koniec problemów typu:
- czy ktoś wie gzie znajdę formularz wniosku urlopowego?
- Jacek poszedł na urlop, przez ostatni tydzień przygotowywał umowę. Ale ma ją gdzieś u siebie na laptopie, którego zabrał ze sobą a nie ma z nim kontaktu… A klient czeka na umowę aż Jacek wróci z urlopu.
- W dokumencie pojawiała się dziwna treść, kto to dodał…?
Dodam tylko w ramach małego przecieku, iż system w zostanie udostępniony tylko dla pierwszych 100 firm… na jakich zasadach? To już wkrótce :)
Zapraszam: Document-Mangement.pl