System do zarządzania dokumentami online – nowa usługa!

Kilka tygodni temu razem z Kacprem Sobolewskim podjęliśmy decyzję o wypuszczeniu na świat nowej unikalnej usługi dla małych i średnich przedsiębiorstw!

Chodzi o udostępnienie systemu do zarządzania dokumentami w modelu Software as a service (SaaS). Usługa będzie aktywna od 30 czerwca 2011 od godziny 10:00… zapraszam do szczegółów!

Przedsiębiorstwa “produkują” na własne potrzeby wiele dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, zdjęć i innych informacji w formie elektronicznej. Pracownicy marnują najwięcej czasu na znalezieniu potrzebnych informacji. Szukanie gdzie może znajdować się dokument dla klienta może niekiedy zająć pół dnia!

Pracownicy przechowują dokumenty w folderach na dysku twardym. Nikt nie wie tak naprawdę co to są za informacje i czy będą one potrzebne w firmie. A jeżeli już są potrzebne to często dostęp do nich jest utrudniony – np. pracownik wyjechał na delegację lub jego dysk twardy uległ uszkodzeniu.

Tworząc usługę http://document-management.pl koncentrujemy się na dostarczeniu Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentami, który poprawi wydajność pracy. Może on być wykorzystywane przez duże firmy, jak również małych przedsiębiorców, jako przydatne narzędzie w przetwarzaniu i zarządzaniu wiedzą. Jest to bardziej elastyczne i efektywne kosztowo rozwiązanie wobec innych prawnie zastrzeżonych aplikacji. Dzięki dostarczeniu usługi “w chmurze” firmy nie muszą ponosić dodatkowych kosztów związanych z zakupem i utrzymaniem serwera oraz licencji, całość sprowadza się do opłacenia niewielkiej opłaty abonamentowej.

Korzystanie z systemu zarządzania wiedzą w firmie pomaga nią zarządzać w bardziej efektywny sposób. Oznacza to wzrost wydajności w perspektywie krótkoterminowej. Zgromadzone w ten sposób informacje i wiedza są dostępne globalnie dla całej organizacji.

Z najważniejsze funkcje przygotowywanego systemu to:

  • udostępniania innym swoich dokumentów,
  • praca grupowa nad wszystkimi rodzajami plików,
  • cykl życia dokumentu – inaczej obieg dokumentu w firmie,
  • wyszukiwanie plików nie tylko po nazwie ale również po treści w nich zawartych,
  • integracja z Microsoft Office oraz OpenOffice,
  • wersjonowanie plików – każda zmiana jest rejestrowana przez system, a poprzednie wersje są dostępne.

W praktyce oznacza to koniec problemów typu:

  • czy ktoś wie gzie znajdę formularz wniosku urlopowego?
  • Jacek poszedł na urlop, przez ostatni tydzień przygotowywał umowę. Ale ma ją gdzieś u siebie na laptopie, którego zabrał ze sobą a nie ma z nim kontaktu… A klient czeka na umowę aż Jacek wróci z urlopu.
  • W dokumencie pojawiała się dziwna treść, kto to dodał…?

Dodam tylko w ramach małego przecieku, iż system w zostanie udostępniony tylko dla pierwszych 100 firm… na jakich zasadach? To już wkrótce :)

Zapraszam: Document-Mangement.pl